ARKIVDEPOT

Institusjon eller annen organisatorisk enhet hvor arkivmateriale oppbevares permanent. Arkivdepotet avlaster arkivskaperen for lagring av eldre arkivmateriale og legger forholdene til rette for betjening av brukere som er interessert i materialet.

ARKIVDOKUMENT

Dokument som mottas eller produseres som ledd i den virksomhet et organ utøver

ARKIVERING

Det å plassere et dokument i organets arkiv

ARKIVINSTITUSJON

Se arkivdepot

ARKIVKATALOG

Katalog (fortegnelse) over arkivmateriale i et arkivdepot. En tradisjonell arkivkatalog består vanligvis av en innledning med overordnede opplysninger om arkivskaperen og arkivet og en arkivliste.

ARKIVLOKALE

Rom der man oppbevarer arkivmateriale over lengre tid

ARKIVMATERIALE

Generell og kollektiv betegnelse på arkivdokumenter. Begrepet arkiv kan også brukes i samme generelle betydning.

ARKIVSKAPER

En organisatorisk enhet eller person som skaper arkiv som ledd i sin virksomhet. En arkivskaper kan være et offentlig organ, en bedrift, en organisasjon, en institusjon, en stiftelse og lignende, eller en del av en slik enhet.

AUTENSITET (AUTENTISK DOKUMENT)

Ekthet eller opprinnelighet. Et autentisk dokument er et dokument som er hva det gir seg ut for å være

AVLEVERING

Overføring av eldre og avsluttet arkiv til arkivdepot

BEVARING

Å ta vare på arkivmateriale over tid. Arkivmaterialet oppbevares for framtiden og avleveres til arkivdepot

BYARKIV

Arkivdepot for en bykommune

DIGITALISERING

Det å overføre et dokument fra papir, mikrofilm, lydbånd, film o.l. til digitale medier for elektronisk lagring.

DIGITAL LAGRING

Lagring av informasjon i digital form, på et elektronisk medium. Det samme som elektronisk lagring.

DOKUMENT

En logisk avgrenset informasjonsmengde som er lagret på et medium for senere lesing, lytting, framvisning eller overføring

DOKUMENTASJON

Dokument(er) som stadfester eller beviser, dvs. dokumenterer, at bestemte handlinger har funnet sted

ELDRE ARKIV

Arkiv som ikke lenger er i bruk for administrative formål, til daglig.

ELEKTRONISK

Det at informasjon, oppgaver, behandlingsformer eller fysiske medier er tilrettelagt for behandling med elektroniske systemer på en datamaskin.

FORVALTNINGSORGAN

Det samme som et offentlig organ

FYLKESARKIV

Arkivdepot for en fylkeskommune

INNSYN

Det å gjøre seg kjent med opplysninger eller hele innholdet i et eller flere dokumenter

INNSYNSRETT

Se offentlighetsprinsippet

INTERKOMMUNALT ARKIV (IKA)

Arkivinstitusjon som drives av flere kommuner og/eller fylkeskommuner i fellesskap. Interkommunale arkiver finnes i dag i de fleste fylker og fungerer vanligvis som et arkivdepot for medlemskommunene

JOURNAL

Register over saksdokumenter som behandles i et organ. Det samme som postjournal.

KOMMUNALT ARKIV

Arkiv skapt av et kommunalt organ

KOPIBOK

Systematisk, vanligvis kronologisk, oppstilling av kopier av alle utgående dokumenter i et organ. Kopiboken kan også inneholde egenproduserte vedlegg til dokumentene.

MØTEPROTOKOLL

Referat (protokoll) fra et bestemt møte i et utvalg. Inneholder opplysninger om tid, sted, frammøte o.l. samt referat fra behandlingen av de saker som var oppe

OFFENTLIG ARKIV

Arkiv som er skapt av et offentlig organ

PARTSINNSYN

Den som er part i en sak får gjøre seg kjent med innholdet i sakens dokumenter

PASIENTJOURNAL

Helseinstitusjoners og primærlegers dokumentasjon av behandlingen av den enkelte pasient. En pasientjournal består både av registrerte opplysninger og dokumenter

PERSONOPPLYSNING

Opplysning og vurdering som kan knyttes til en enkeltperson, ofte sensitivt.

PERSONREGISTER

Register, fortegnelse mv. der personopplysninger er lagret systematisk slik at opplysninger om den enkelte kan finnes igjen

PERSONVERN

Å sikre at personopplysninger behandles på en slik måte at de ikke skader personens interesser

PRIVAT ARKIV

Arkiv som ikke er offentlig arkiv. Arkiv etter privat aktør

PROTOKOLL

1. Innbundet dokument (bok) med blanke ark som benyttes til føring av møtereferater, registre osv.
2. Referat fra møte

PROVENIENS

Arkivmaterialets opphav, sammenheng.

REGISTER

Systematisk oppstilling av opplysninger.

RIKSARKIVAREN

Leder for Arkivverket og Riksarkivet. Etter arkivloven og arkivforskriften har Riksarkivaren omfattende ansvar og myndighet overfor den offentlige forvaltningen i arkivspørsmål

RIKSARKIVET

Arkivdepot for den sentrale statsforvaltningen

SAK

Et spørsmål som er til behandling på grunnlag av en henvendelse utenfra eller på initiativ fra organet selv. Begrepet brukes også om de saksdokumenter, registreringer, påskrifter og lignende som oppstår og/eller inngår i behandlingsforløpet

SAKARKIV

Den delen av arkivet som består av saksdokumenter. Etter offentlighetsloven er et saksdokument utferdiget av et forvaltningsorgan, eller dokumenter som er kommet inn eller lagt fram for et slikt organ i forbindelse med en sak.

SAKSBEHANDLER

Den personen i organet som står for behandlingen av en sak eller enkeltdokumenter i en sak

SKANNING

Omforming (konvertering) av et papirdokument til et digitalt (elektronisk) bildeformat

STATLIG ARKIV

Arkiv skapt av et statlig organ

STATSARKIV

Arkivdepot for den regionale og lokale statlige forvaltning

OFFENTLIG ORGAN

En statlig, fylkeskommunal eller kommunal institusjon eller enhet

OFFENTLIGHETSPRINSIPPET

Prinsippet om at allmennheten skal ha rett til innsyn i beslutningsprosessene hos den offentlige forvaltning.

RETTIGHETSDOKUMENTASJON

Dokumentasjon av lovbestemte rettigheter for enkeltpersoner eller grupper av personer.

SLEKTSGRANSKING

Å samle opplysninger om personer som tilhører bestemte slekter. Også kalt genealogi, slektsforskning.

SPERREFRIST

Settes på arkivmateriale som inneholder taushetsbelagte opplysninger. Regulerer tidspunktet for når materialet er fritt tilgjengelig for bruk. Ulik type materiale har ulik sperrefrist: 60 år, 80 år og 100 års sperrefrist (fra de ble nedtegnet til de blir fritt tilgjengelig)

UNNTAK FRA INNSYNSRETT

Bestemmelser som unntar retten til innsyn, definert i offentlighetsloven, personopplysningsloven og andre lover.